每一個行業都需要規范的SOP管理,而貨代日常工作面臨著遠超其他行業的復雜環節鏈路和潛在風險,擁有標準化SOP操作成了重中之重。
SOP,即標準作業程序。就是將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式描述出來,用來指導和規范日常的工作。
如果未曾梳理和規范SOP流程:
員工接到不熟悉的業務/新員工來公司,沒有SOP指導,效率低下;
沒有SOP流程來規范,每個員工通常根據自己的理解和經驗來處理業務單據,出錯是常態;
業務狀態、物流狀態不透明,信息傳遞可能會延誤;
業務優先級不明確;
團隊管理需要搜集信息,效率低,會出現管理盲區;
以上問題可能造成客戶體驗不佳,從而影響良好的企業形象。
訂單越多、效率越低、出錯越多。如何走出死循環?
許多貨代企業直接照搬了市面上的SOP工具,員工卻抱怨“效率更低了”、“不適配公司業務”。
因為:貨代行業里永遠不存在可照搬的通用性的SOP。
一代和二代、普貨和危險品等無數細分市場,業務流程和客戶需求各不相同;
同一細分市場中,規模大小、發展階段不同的公司也有不同的流程。
此外,SOP只是“看見”還遠遠不夠:
貨代不僅想知道“何時開港、放行”,也想知道“X業務距離截港還有多久?”等;
不僅需要把控節點,還需要在任務交接節點告知下一個流程責任人,口述、郵件等方式都耗費大量時間。
以上種種都能通過數據驅動實現嗎?
答案是可以!
● CargoWare在原智能SOP基礎上強勢升級,帶來SOP多模板應用,靈活匹配百花齊放的業務需求;
● 系統首頁工作臺,將預警待辦任務按照風險等級列出,方便員工一秒發現重點、執行落地。
● CargoWare數據服務也一起升級,不僅可提前預警,還可自動觸發郵件/短信給同事形成“事找人”的任務流轉;
● 還增加微信訂閱功能,把關鍵節點更新提醒推送至微信公眾號,隨時隨地了解物流進度,可以跨部門,無視空間/時間限制與同事們形成高效溝通。
一套組合工具讓你輕輕松松成為管理達人、客戶的貼心小棉襖!
也是貨代企業形成知識沉淀,業務規范化、條理化、標準化的管理利器。
# SOP多模板:靈活百變,自動匹配
左側:配置業務條件,用來匹配業務單據。
右側:快速配置SOP流程,打造您的專屬個性化SOP流程。
當您新增、保存一個業務單據時,支持多套模版配置,可實現多種業務類型、業務場景、業務模式、分公司/分部門等多場景的快速應用;
設置完成后,此業務能自動匹配到符合條件的SOP模版并應用。
找到匹配的SOP模板后,在“業務狀態”里展示此票業務SOP流程。
當設置好對應節點內的觸發條件后,系統檢測到觸發條件后,節點狀態就自動變成“已完成”。
例如:規定“預配”節點完成的觸發條件是“輸入工作號”,CargoWare檢測到預配工作號時自動把節點狀態改為“已預配”。
如此一來,業務進度一目了然。
SOP流程沉淀在系統內,作為企業知識沉淀,方便萌新熟悉業務,快速進入公司的工作狀態。
即使責任人變動,也能迅速、規范地上手操作。
# 風險預警:運籌帷幄,準時交付
在系統首頁工作臺,通知類/預警類/警告類信息和待辦事項按預警優先級高低排序,讓業務盡在掌握防止遺漏。
同事們每天一登入系統便看到最緊急的任務,點擊工作號就跳轉業務模塊,即可第一時間處理。同時,在郵箱中也可以看到所有待辦清單。
領導們可以了解整個團隊和公司的業務完成進度以及流轉進度情況,從而任務分配、工作監督等。
在SOP流程設置中,可設置預警規則。
系統會自動向流程責任人推送待辦事務,對于超期未處理的事務及時向相關的責任人(們)發出預警。
可以設置多頻次的預警(最多3次提醒)
可以設置提前或延后XX 小時進行預警事項提醒
可以設定多久忽略預警,減少失效預警的干擾
可以設定預警優先級和設定預警通知對象
同時,也可以訂閱數據服務五大業務預警:
可能甩箱,海關未放行,碼頭未放行,碼頭未配載等緊急情況的通知,更大限度地第一時間避免損失與責任的產生,及時處理降低風險。
事事有責任人,事事有提醒,自然就事事有著落了~
# 新增微信消息推送:更多通道獲取信息
在此前我們就介紹過,CargoWare不僅實現了物流的可視化,還實現了業務的“代勞”:
業務動態通過自動郵件推送給同事,不僅時刻知曉狀態變化,還能讓內部操作人員知道下一步該做什么。
相關閱讀:數據服務再升級丨新增拖車定位+軌跡跟蹤,打造全鏈路物流可視化
近期,CargoWare數據服務再推新功能:微信推送。只要訂閱微信推送功能,就可以在微信公眾號端接受到風險預警、物流變更通知等等。
無需帶著沉甸甸的電腦,隨時隨地掌握貨物進展。自動化的任務交接、多崗位協同,讓數據驅動業務的“車輪”轉起來!
1
自定義
能夠自定義SOP流程節點以及流程流轉的規則,和業務單據自動匹配;
多模板SOP靈活適配不同的業務類型、業務場景應用;根據不同角色的定義,可以了解整個團隊和公司的業務完成進度以及流轉進度情況;
2
計劃性
業務流程需要經過哪些節點,每個節點由誰來負責處理,都是可視的。
3
自動化
自動向流程責任人推送待辦事務,涵蓋郵件,短信,微信多多種通知方式,對于超期未處理的事務及時向責任人發出預警。
數據服務預警提醒,還可做到碼頭甩箱等緊急情況的通知,更大限度地第一時間避免損失與責任的產生,及時處理降低風險。
其實,新版SOP的好處還能延申出很多,具體看你怎么用。這一篇文章里根本說不完。歡迎看看我們往期的文章和視頻,進一步了解數字化帶來的紅利。
這兩篇往期文章主講數據服務,它不止是全鏈路的物流跟蹤,更是解放雙手的生產力:
數據服務再升級丨新增拖車定位+軌跡跟蹤,打造全鏈路物流可視化
歡迎聯系在線客服或通過以下聯系方式做更多了解,開通體驗!
進一步了解本期產品 請撥打:021-65143931
添加小姐姐領取更多產品手冊、客戶案例,
暢享前沿數字化紅利