自中國出現貨代公司以來，貨代軟件就出現了。 一開始一般是dos系統下的軟件。 數據庫采用foxbase等簡單的數據庫，其功能多為打印提單、訂單、倉庫收據，以及簡單的費用管理。 隨著貨代企業經營模式的變化和計算機技術的發展，貨代軟件正逐步向管理一體化、網絡化、外向化、數據接口多元化發展、  綜合管理。

貨代軟件從最初的單證制作功能逐步發展到單證綜合管理和多功能輸出、貨物狀態管理、付款管理、結算管理、發票管理、會計管理等； 從基本的統計報表輸出到數據圖形報表、智能報表、輔助決策分析等； 從業務管理到行政管理、客戶服務等功能。 貨代軟件中集成的功能越來越多，模塊功能也越來越細。 這也提高了轉發軟件提供商的進入門檻。 成熟的貨代軟件供應商提供的貨代軟件，業務流程流暢，功能詳細，人性化。

 隨著貨代公司逐步向集團化方向發展，對軟件提出了數據集中和配送管理的要求。 也就是說，要求數據存儲在同一臺服務器上，要求各分公司獨立管理數據。 當然，對服務器和帶寬的要求都比較高。 此外，聯網還體現在可以隨時在網上查詢到一些數據，方便公司管理者或人員出差時管理數據。

 貨代軟件逐漸從企業內部業務的單一解決方案轉變為整個物流供應鏈各環節的信息交互，建立了行業社區環境。例如與工廠外貿公司、外貿工廠、船公司、航空公司、保險、銀行、船隊、報關行、貨代、倉儲公司等進行信息交互。原有各軟件廠商之間無法進行數據交換的現狀，建立軟件聯盟。 通過整合，建立統一的數據接口，保證聯盟內的軟件用戶可以實現數據連接，從而創造新的服務。

比如數據物流，改變了以往貨代軟件企業之間的競爭格局，建立數據交換中心，方便使用不同貨代的貨代企業之間的業務協作 軟件。在線交易，實現跨區域、跨應用平臺的電子商務渠道，為客戶提供在線交易、金融物流等增值服務，并在軟件企業之間分配相應收益，從而建立良性的物流信息化生態環境。貨代公司從一開始使用自己打印提單到使用軟件統一管理公司業務和行政，經歷了幾個階段。

新開的貨代公司購買基本的貨代軟件，就像購買電腦和傳真機一樣，是必不可少的投資。 當然，新成立的公司對軟件的需求僅限于內部管理。一些與貨代軟件供應商合作時間長、研發能力強、貨代公司老板信息化意識強的貨代公司，在其信息化進程中進行了非常先進的銷售步驟。